ZAPYTANIE OFERTOWE
Aplikacja mobilna „Karta aglomeracyjna” wraz z dedykowanym jej panelem administracyjnym
Stowarzyszenie Aglomeracja Wrocławska z siedzibą we Wrocławiu, przy Placu Solnym 20, 50-063 Wrocław, wpisanym do KRS pod nr 0000476062, NIP: 897 179 20 02, REGON: 022247090 – dalej również Zamawiający, ogłasza zapytanie ofertowe na opracowanie wraz z przeniesieniem majątkowych prawa autorskich, wdrożenie oraz utrzymanie na zapewnionej przez wykonawcę infrastrukturze aplikacji mobilnej „Karta aglomeracyjna” oraz dedykowanego jej panelu administracyjnego.
Zamówienia udziela się zgodnie z procedurą uregulowaną Regulaminem Zamawiającego w zakresie udzielania zamówień publicznych, do których nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. — Prawo zamówień publicznych (t.j.: Dz. U. 2023., poz. 1605 ze zmian.) - tj. do zamówień o wartości szacunkowej nieprzekraczającej kwoty określonej w art. 2 ust. 1 pkt 1 wymienionej ustawy.
- Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest opracowanie wraz z przeniesieniem na Zamawiającego majątkowych prawa autorskich, wdrożenie oraz utrzymanie na zapewnionej przez wykonawcę infrastrukturze aplikacji mobilnej „Karta aglomeracyjna” oraz systemu zarządzania (panelu administracyjnego) umożliwiającego obsługę programu zniżkowego dla mieszkańców gmin należących do Stowarzyszenia Aglomeracja Wrocławska, wraz z przeprowadzeniem szkolenia z obsługi systemu i aplikacji dla pracowników Stowarzyszenia obsługujących system Administratora i pracowników Partnerów obsługujących moduł partnera aplikacji.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania.
- Warunki realizacji zamówienia:
Przedmiot zamówienia stanowi całość, przy czym podzielony jest na dwa Etapy:
- Etap I – Wdrożenie systemu, tj. aplikacji mobilnej wraz z przeniesieniem na Zamawiającego majątkowych prawa autorskich,
- Etap II – Utrzymanie systemu i aplikacji, na zapewnionej przez wykonawcę infrastrukturze, w pełnym zakresie jej funkcjonalności.
Za zrealizowanie Etapu I, uznaje się moment wdrożenia aplikacji i systemu, rozumiany jako spełnienie łącznie następujących warunków:
- nadanie dostępu uprawnionym użytkownikom do wszystkich komponentów systemu (panelu administratora oraz modułu partnera),
- przeprowadzenie szkoleń dla pracowników obsługujących system i moduł partnera,
- opublikowanie aplikacji mobilnej w odpowiednich sklepach (Google Play i App Store),
- potwierdzenie poprawnego działania wszystkich funkcjonalności zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia (OPZ),
- potwierdzenie przeniesienia majątkowych praw autorskich wraz z udzielenie zgody na wykonanie praw zależnych (obejmujące przekazanie niezbędnych kodów źródłowych).
Odbiór wykonanej aplikacji mobilnej nastąpi na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego, podpisanego przez Zamawiającego i Wykonawcę po pozytywnej weryfikacji zgodności przedmiotu zamówienia z wymaganiami określonymi w OPZ. Czas realizacji przedmiotu zamówienia w Etapie I wynosi do 2 miesięcy od dnia podpisania umowy, jednak nie później niż do dnia 31 stycznia 2025 r.
Za zrealizowanie Etapu II uznaje się należyte wykonywanie przez Wykonawcę usług utrzymaniowych, na zapewnionej przez wykonawcę infrastrukturze, w pełnym zakresie jej funkcjonalności aplikacji, przez okres 12 miesięcy od daty podpisania protokołu odbioru wdrożenia, w tym w szczególności:
- utrzymanie aplikacji i systemu na infrastrukturze zapewnionej przez Wykonawcę oraz zapewnienie obsługi technicznej przez personel Wykonawcy posiadający odpowiednie kwalifikacje,
- zapewnienie ciągłości i stabilności działania systemu oraz aplikacji mobilnej,
- bieżące monitorowanie poprawności działania systemu,
- usuwanie błędów, awarii i usterek zgodnie z określonymi terminami reakcji,
- wdrażanie aktualizacji wynikających ze zmian technologicznych i bezpieczeństwa,
- utrzymanie aplikacji w sklepach Google Play i App Store,
- umożliwienie archiwizacji danych wraz zapewnieniem możliwości migracji systemu z danymi na inną infrastrukturę po zakończeniu umowy,
- realizację pakietu godzin serwisowych przeznaczonych na wsparcie techniczne i drobne modyfikacje systemu.
Za zakończenie Etapu II uznaje się podpisanie przez strony protokołu odbioru usług utrzymaniowych po upływie 12-miesięcznego okresu utrzymania, potwierdzającego należyte wykonanie obowiązków przez Wykonawcę.
Pozostałe warunki realizacji zamówienia zostaną doprecyzowane w przyszłej umowie stanowiącej podstawę udzielenia zamówienia, przy czym mogą one podlegać niewielkim modyfikacjom w toku prowadzonych negocjacji z wyłonionym Wykonawcą.
- Kryterium wyboru Wykonawcy:
Kryterium oceny ofert stanowi cena – zamówienie zostanie udzielone Wykonawcy, który zaproponuje najniższą cenę brutto za realizację przedmiotu zamówienia, przy spełnieniu wszystkich wymogów określonych w zapytaniu ofertowym. Oferowana cena winna obejmować całość zamówienia (dwa Etapy), przy czym powinna zostać rozbita na każdy Etap.
- Warunki udziału Wykonawcy:
W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy posiadający doświadczenie, potencjał techniczny oraz zasoby kadrowe umożliwiające należyte wykonanie przedmiotu zamówienia.
Zamawiający wymaga, aby Wykonawca:
- posiadał co najmniej 2-letnie doświadczenie w realizacji projektów o charakterze i złożoności porównywalnej z przedmiotem niniejszego zamówienia,
- wykonał co najmniej jedną aplikację mobilną opublikowaną w sklepie Google Play lub App Store.
Na potwierdzenie spełnienia powyższych wymagań Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć wraz z ofertą: oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu stanowiące Załącznik nr 3.
Zamawiający może ponadto zażądać od Wykonawcy udokumentowania spełniania ww. warunków poprzez przedłożone odpowiednich dokumentów, a także złożenia wyjaśnień lub dodatkowych informacji dotyczących posiadanych zasobów kadrowych oraz zaplecza technicznego, niezbędnych do oceny zdolności Wykonawcy do należytej realizacji zamówienia.
- Termin i sposób przekazania odpowiedzi przez Wykonawcę:
Oferty należy składać na adres poczty elektronicznej: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. w terminie do dnia 17 listopada 2025 r.
Należy przesłać skan podpisanego formularza oferty wraz z oświadczeniem Wykonawcy lub formularz i oświadczenie Wykonawcy podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, zgodnie z Załącznikiem nr 2 i Załącznikiem nr 3 do zapytania ofertowego.
- Rozstrzygnięcie:
Przewidywany termin rozstrzygnięcia postępowania w sprawie niniejszego zapytania ofertowego to 18 listopada 2025 r. Zamawiający poinformuje o rozstrzygnięciu lub zakończeniu (bez wyboru oferty) postępowania w terminie do dnia 20 listopada 2025 r. poprzez zamieszczenie wyników na stronie internetowej bip.aglomeracja.wroclaw.pl oraz skierowanie odrębnego zawiadomienia do wybranego Wykonawcy.
- Informacje dotyczące udzielenia zamówienia:
- Zamawiający odpowie na pytania i wątpliwości potencjalnych Wykonawców, które wpłynęły do niego nie później niż 1 dzień roboczy przed upływem terminu składania ofert,
- Zamawiający w toku badania i oceny złożonych ofert może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
- W przypadku, gdy złożone oferty zawierają taką samą cenę, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w wyznaczonym terminie ofert dodatkowych. W ofertach dodatkowych Wykonawcy nie mogą zaoferować cen wyższych niż w ofertach pierwotnie złożonych,
- Zamawiający zastrzega sobie prawo do ewentualnej zmiany warunków udzielania zamówienia lub odwołania postępowania o udzielenie zamówienia bez podawania przyczyn. Zmiana warunków lub odwołanie postępowania wymaga powiadomienia w formie analogicznej, jak przekazanie niniejszego zapytania ofertowego potencjalnym wykonawcom, a w przypadku podjęcia takiej decyzji po dniu złożenia oferty, dodatkowego poinformowania oferentów, którzy oferty złożyli oferty na podane przez nich adresy e-mail.
- Zamawiający zastrzega sobie prawo do zakończenia postępowania bez wyboru oferty, co wymaga powiadomienia w formie analogicznej, jak przekazanie niniejszego zapytania ofertowego potencjalnym wykonawcom, a w przypadku podjęcia takiej decyzji po dniu złożenia oferty, dodatkowego poinformowania oferentów, którzy oferty złożyli na podane przez nich adresy e-mail.
- Informacje dodatkowe:
W celu ułatwienia Wykonawcom właściwego zrozumienia zakresu i kontekstu przedmiotu zamówienia, do niniejszego zapytania ofertowego załączono opis programu i obiegu „Karta aglomeracyjna” – programu zniżkowego, a także szczegółowy opis ról i funkcjonalności systemu (Administrator, Partner, Użytkownik końcowy), co stanowi Załącznik nr 4 do niniejszego zapytania, oraz zestawienie głównych założeń aplikacji mobilnej, stanowiące Załącznik nr 5. Materiały te mają na celu zobrazowanie idei i założeń projektu oraz ułatwienie Wykonawcom prawidłowej realizacji przedmiotu zamówienia zgodnego z potrzebami i oczekiwaniami Zamawiającego.